El 26 de junio se publicó en el Boletín Oficial la resolución 358/2020, dictada por el Instituto Nacional de Asociativismo y Economía Social (INAES), que habilita a las cooperativas y mutuales a celebrar reuniones a distancia.
Esta modalidad se permite a partir del 27 de junio y mientras dure el período en el que se restrinja la libre circulación de personas decretada por el Poder Ejecutivo en el mes de marzo, que en el ámbito del AMBA continúa extendiéndose.
La normativa establece los recaudos mínimos que deben cumplirse para la celebración.
CONVOCATORIA
El órgano de dirección es quien dispone si considera pertinente la realización de asambleas de manera virtual.
En la convocatoria y en la comunicación se debe informar, en forma clara y sencilla, cuál es el canal de comunicación elegido, el modo de acceso a los efectos de permitir la participación de los asociados y cuáles serán los procedimientos establecidos para la emisión de voto a distancia.
Los asociados deberán comunicar su participación por correo electrónico al domicilio que la entidad habilite a tal efecto. En el caso de apoderados, deberá remitirse el instrumento que los habilita a participar con 5 días hábiles de antelación a la celebración.
CELEBRACIÓN DE LAS REUNIONES
Para llevar a cabo la reunión a distancia se debe garantizar que el sistema elegido permita la libre accesibilidad a las reuniones de todos los asociados, con pleno ejercicio de sus derechos.
La transmisión debe ser simultánea en cuanto a sonido e imágenes durante toda la reunión y debe grabarse en soporte digital.
Previo a la celebración, se debe definir el sistema a utilizar para las votaciones, de manera de asegurar que todos cuenten con la posibilidad de emitir su voto de manera clara y que sea de fácil contabilización. En ese sentido, no se permite celebrar reuniones con voto secreto.
TRANSCRIPCIÓN Y ARCHIVO DE LA REUNIÓN
La reunión deberá trascribirse en el libro de actas pertinente y debe dejarse constancia en el acta de las personas humanas que asistieron en forma virtual, el carácter en el que participaron, dónde se encontraban y los mecanismos técnicos que se utilizaron.
El órgano de dirección debe conservar una copia en soporte digital por el término de 5 años, y debe estar a disposición de cualquier asociado que la solicite.
ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN
Las entidades sujetas al control del INAES cuentan con un órgano de fiscalización y la resolución exige que ejerzan sus atribuciones durante todas las etapas del acto asambleario, a fin de velar por el debido cumplimiento de las normas legales, reglamentarias y estatutarias, con especial observancia de los recaudos que exige la resolución 358/2020.
Esta normativa se asemeja a la resolución general 11/2020 dictada por la Inspección General de Justicia, que habilitó la celebración de reuniones a distancia para sociedades, asociaciones civiles y fundaciones, y con muchos otros registros provinciales que replicaron esta normativa para beneficio de las entidades sujetas a su control.
ACLARACIONES
El Instituto Nacional de Asociativismo y Economía Social, mediante la resolución 583/2020, publicada en el Boletín Oficial del 2 de setiembre de 2020, realiza algunas aclaraciones con relación a estas disposiciones, con el fin de evitar confusiones que impidan que se puedan realizar asambleas a distancia o generar dudas sobre su validez. Es por ello que, por un lado, quita el carácter dirimente de la información referida al lugar donde se encuentra la persona humana que participa del acto, y por otro, aclara que las reuniones a distancia pueden aplicarse a las asambleas constitutivas de mutuales y cooperativas. Finalmente, también determina como obligatoria la comunicación al INAES para que designe un veedor, aunque la ausencia de su designación por parte del Organismo no importe la nulidad del acto.