Rosana Laureyro
*Coach Ejecutiva, Mentora en Desarrollo Profesional, Contadora Pública – Auditora
Atendiendo a la necesidad del profesional de hoy, Errepar pone a disposicion nuevas herramientas para que puedas implementarlas en tus tareas laborales de forma cotidiana.
Sabemos que para llevar a cabo nuestras tareas necesitamos coordinarnos con otras personas: un cliente, un proveedor, nuestro jefe, el equipo, un colega. Otros con los cuales interactuar, llegar a acuerdos, entendernos, comprender qué necesitan de nosotros (o nosotros de ellos), lograr compromisos, y una reunión debería servir para eso… ¿y cómo hacemos, entonces, si ya nos mal predispone el tener que asistir a una reunión donde todos se quejan, no se llega a nada, y lo único que queremos es que finalice?
Te comparto 3 tips que podés poner en práctica:
1. Con objetivo: decidir, resolver, negociar (específico). Si sólo se hace por rutina, “porque hay que hacerlo“, o se va a conversar de algo que puede gestionarse por teléfono/email/chat… NO tiene sentido llevarla a cabo.
2. Confeccionar una agenda: qué se va a tratar, quién lo hará, por cuánto tiempo. Con un horario de comienzo y de fin (si fuera posible, con 1 hora debería ser suficiente). Y cumplir con la puntualidad (el tiempo de todos, vale), y con la infraestructura necesaria (¿te pasó que querían pasar una presentación y no funcionaba el proyector? ¿o que citan a 10 personas y hay sillas para 8?).
3. Definir los asistentes: ¿quiénes van a participar, y para qué? Compartirles la agenda con tiempo. Ejemplo: si la reunión es para decidir sobre la compra de un aplicativo, quienes vayan, que puedan tomar esa determinación. De nada sirven las reuniones multitudinarias donde las personas no tienen ni idea de lo que se está tratando. Y también tener en claro qué rol va a cumplir cada uno: ¿quién va a tomar nota? ¿quién presenta cada tema? etc.
Aquello que se acuerde, debe tener un plan de acción: compromisos, plazos, quién hará cada cosa. Y por supuesto, comunicar a quien corresponda y hacer seguimiento.
¿Qué más? Estamos generando y fortaleciendo nuestras relaciones: si aceptamos participar (¿podemos negarnos?), que sea con nuestro 100% (se nota cuando estamos en un lugar… pero hacemos otra cosa, aún si es virtual).
Y si la reunión es por videollamada, vernos la cara es importante: para lograr mayor cercanía, para captar lo que expresamos más allá de las palabras, para demostrar nuestro interés. No es lo mismo hablarle “a la nada” que hacerlo con alguien a quien vemos a los ojos.
Entonces, lograr que las reuniones cumplan con su función básica de relacionarnos y coordinarnos con otros, es posible si aprendemos a hacer de ellas un espacio de trabajo valioso, y así dejemos de considerarlas una “pérdida de tiempo”.
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