Julieta Alvarez Millet
El Instituto Nacional de Asociativismo y Economía Social (INAES) publicó la resolución 485/2021, que deroga el régimen de celebración de reuniones a distancia implementado durante el año 2020 y establece un nuevo régimen que detallamos a continuación.
I – ANTECEDENTES. DEROGACIÓN DE LAS RESOLUCIONES (INAES) 358/2020 Y 583/2020
El 26 de junio se publicó en el Boletín Oficial la resolución (INAES) 358/2020, que habilitaba a las cooperativas y mutuales a celebrar reuniones a distancia a partir del 27 de junio y mientras durara el período en el que se restringiera la libre circulación de personas decretada por el Poder Ejecutivo en el mes de marzo.
La normativa establecía los recaudos mínimos que debían cumplirse para la celebración, siendo el órgano de dirección quien estimaba si era pertinente la realización de asambleas de manera virtual.
Así, en la convocatoria y en la comunicación se debía informar, en forma clara y sencilla, cuál era el canal de comunicación elegido, el modo de acceso a los efectos de permitir la participación de los asociados y cuáles serían los procedimientos establecidos para la emisión del voto a distancia.
Los asociados debían comunicar su participación por correo electrónico al domicilio que la entidad habilitaba a tal efecto.
Para llevar a cabo la reunión a distancia se debía garantizar que el sistema elegido permitiera la libre accesibilidad a las reuniones de todos los asociados, con pleno ejercicio de sus derechos. La transmisión debía ser simultánea en cuanto a sonido e imágenes durante toda la reunión y debía guardarse una copia en soporte digital por el término de 5 años.
Con relación a la votación, se debía definir el sistema a utilizar para las votaciones, de manera de asegurar que todos cuenten con la posibilidad de emitir su voto de manera clara, y que sea de fácil contabilización, no estando permitido celebrar reuniones con voto secreto.
La reunión quedaba transcripta en el libro de actas pertinente con constancia en el acta de las personas humanas que asistieron en forma virtual, el carácter en el que participaron, dónde se encontraban y los mecanismos técnicos que se utilizaron.
Luego, se dictó en setiembre de 2020 la resolución (INAES) 583/2020 a través de la cual realizaba algunas aclaraciones con relación a estas disposiciones, con el fin de evitar confusiones que impidieran que se pudieran realizar asambleas a distancia o generar dudas sobre su validez.
Esta normativa se asemejaba a la resolución general (IGJ) 11/2020, que habilitó la celebración de reuniones a distancia para sociedades, asociaciones civiles y fundaciones, y con muchos otros registros provinciales que replicaron esta normativa para beneficio de las entidades sujetas a su control.
Estas normas fueron derogadas por la resolución (INAES) 485/2021, publicada en el Boletín Oficial del 20 de abril.
II – LA NUEVA RESOLUCIÓN (INAES) 485/2021
La resolución (INAES) 485/2021 fue dictada el 18 de abril de 2021 y publicada en el Boletín Oficial del 20 de abril.
En la norma se trata tanto la celebración de asambleas a distancia como la permanencia en el cargo de los directivos y cuestiones especiales respecto al voto secreto.
III – ASAMBLEAS A DISTANCIA
La norma permite que tanto las cooperativas como las mutuales puedan celebrar reuniones a distancia de sus órganos de gobierno.
Para ello, deben cumplir con los siguientes recaudos:
- Será decisión del órgano de dirección disponer la realización de la asamblea mediante la modalidad a distancia, si lo considera pertinente.
- El sistema elegido debe permitir la libre accesibilidad a las reuniones de todos los asociados, con el pleno ejercicio de sus derechos políticos permitidos.
- Se tiene que garantizar que los canales de comunicación permitan la transmisión simultánea de sonido e imágenes durante toda la reunión y su grabación.
- Deberá dejarse constancia en el acta de las personas humanas y el carácter en el que participaron.
Convocatoria
La convocatoria debe informar de manera clara y sencilla cuál ha sido el canal de comunicación elegido y cómo acceder al mismo, la forma en que se emitirá el voto, que sea de fácil contabilización ante cada moción y los mecanismos de emisión.
El INAES recomienda por cuestiones de seguridad, que el link, id y/o código de acceso de la reunión se compartan con al menos 24/48 hs antes de la celebración del acto.
Conexión
Con respecto a la conexión, se sugiere solicitar a los asistentes que se conecten al menos 10 minutos antes del comienzo de la asamblea para entidades pequeñas y con más tiempo para entidades grandes, para realizar la acreditación y las pruebas de video y sonido.
Asimismo, se aconseja pedir que los micrófonos de todos los asociados presentes en el acto se encuentren silenciados hasta tanto se les conceda el uso de la palabra según la lista de oradores
Apoderados
Si actuaran apoderados en la reunión, se debe remitir a la cooperativa, 5 días hábiles antes de la celebración de la reunión, el instrumento que los habilite, el que deberá estar suficientemente autenticado.
Acreditación de identidad
Para acreditar la identidad, se puede al momento de ingresar exhibir el DNI en la pantalla o bien obtener un listado impreso e ir tomando lista de los asistentes.
También se puede optar por pedir que se envíe por correo electrónico copia del DNI al órgano de administración o subirlo a través de un formulario “google forms”.
Si participa un veedor resulta conveniente adelantarle la nónima de asistentes para que pueda ejercer control.
La reunión se debe comenzar a grabar a partir de que comienza la acreditación de los participantes.
Quorum
Una vez acreditadas las identidades, se debe establecer si la cantidad de asociados son los que requiere el estatuto según los temas a tratar.
En caso de no alcanzar el quórum en primera convocatoria, habilitar el plazo de espera horaria establecido para la realización en segunda convocatoria, la cual se construirá de acuerdo a lo establecido en los estatutos.
En caso de contar con quórum necesario se pasará a leer el orden del día punto por punto.
Si un asociado ingresa con posterioridad, se debería proceder dándole acceso finalizado el punto del orden del día que se esté tratando en ese momento y antes de comenzar a tratar el siguiente punto.
Constancia sobre su celebración
El acta de asamblea debe trascribirse en el libro pertinente.
Asimismo, se debe conservar una copia en soporte digital de la reunión por el término de 1 año, la que debe estar a disposición de cualquier asociado que la solicite y de la Autoridad de Aplicación.
El INAES sugiere guardar una copia digital en dos o tres lugares físicos diferentes a los efectos de poder conservarla en caso de algún siniestro. Puede ser guardada en un pendrive, DVD o cualquier otro soporte incluida la nube.
Presencia de la Autoridad de Aplicación
Las cooperativas y mutuales podrán solicitar al INAES la presencia de personal de la Dirección Nacional de Cumplimiento y Fiscalización de Cooperativas y Mutuales para que presencie la asamblea.
El representante podrá realizar tareas de apoyo y asistencia para contribuir a evacuar dudas respecto a la aplicación de la resolución que permite las reuniones a distancia, así como cuestiones vinculadas con el acto asambleario en general, la redacción de actas y la formulación de mociones.
IV – VOTO SECRETO
V – VIGENCIA Y RENOVACIÓN DE MANDATOS
VI – GUÍA DE BUENAS PRÁCTICAS
VII – MODELO DE ACTA DE ASAMBLEA ORDINARIA
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